Al crear un objetivo en KeepSolid Goals, tendrá que elegir si desea habilitar Sprints. Pueden ser una herramienta muy útil para cualquier jefe de proyectos. Sin embargo, tienen sus trampas, así que asegúrate de saber cómo usar Sprints correctamente.

En general, es posible que desee habilitar Sprints si está trabajando en un proyecto grande y multifacético con una gran acumulación de trabajos pendientes. Sin embargo, implementar Sprints requiere conocimientos y habilidades específicas. Es posible que desee evitarlos si su proyecto es más básico, tiene una escala de tiempo menor o no tiene mucha experiencia con ellos.

En KeepSolid Goals, La palabra objetivo tiene 2 significados. En primer lugar, este término significa el objetivo comercial clave que usted y su equipo se esfuerzan por lograr. El logro del objetivo, a su vez, requiere un plan (Mapa del objetivo) y recursos (personas, tiempo y dinero).

En segundo lugar, este término incluye un conjunto ordenado y estructurado de resultados y tareas clave que deben completarse para lograr un objetivo específico. Todas las actividades de este conjunto se combinan en una estructura de desglose del trabajo (mapa del objetivo).

Invite a gerentes y otros miembros que lo ayudarán en el proceso de planificación. Esto no tiene por qué incluir a todos los que participarán en el proyecto (que llegará en una etapa posterior), solo al equipo central para comenzar su estrategia.

Una de las piedras angulares del enfoque OKR (Objetivos y Resultados Clave) es involucrar a los empleados en el proceso de establecimiento de metas. Esto motiva enormemente al equipo, ya que los miembros saben que tendrán voz y voto en lo que se debe hacer y comprenden mejor lo que se espera de ellos.

Además de motivar al equipo, involucrar a los empleados en el establecimiento de objetivos permite que su empresa se beneficie de su experiencia y conocimiento. Las personas que trabajan "en el campo" pueden tener una mejor comprensión del estado actual de las cosas que los gerentes que intentan liderar desde sus oficinas. Por lo tanto, siempre es una buena idea escuchar sus sugerencias e incorporar esas ideas en su estrategia.

Su objetivo es la razón clave por la que ha lanzado su negocio, y debe convertirse en una base clara de su estrategia para llevar su negocio al resultado deseado. Un desglose jerárquico de su objetivo a resultados clave le ayuda a ver el panorama general y comprender lo que tiene que hacer en el mismo momento para lograr el resultado deseado.

El Mapa de objetivos es una jerarquía de sus resultados clave de varios niveles donde cada subnivel de resultado contribuye al logro de su objetivo. La idea principal del Mapa de objetivos es maximizar el valor creado en cada subnivel de resultado clave y conectar lógicamente todos los subniveles de resultado clave con su objetivo.

Una vez elaborado el mapa de objetivos, es importante determinar la secuencia de acciones -el momento en que se produce un evento- y sus criterios de éxito.

Todo en la hoja de ruta debe estar coordinado entre sí en términos de tiempo y significado. Cuando hablamos de la concordancia en el significado, esto significa que el equipo debe estar seguro de que todos los resultados clave planificados y sus valores están lógicamente conectados entre sí y con la suficiente probabilidad de conducir a la consecución de la meta principal: los objetivos.

En OKR, una tarea es una actividad empresarial que se debe realizar para lograr un resultado clave. Al igual que cada resultado clave debe adjuntarse a un único objetivo específico, cada tarea debe estar vinculada a su resultado clave particular. Además, cada tarea debe asignarse a un empleado o equipo específico.

Dicha jerarquía asegura que todas sus actividades comerciales, sin importar cuán grandes o localizadas sean, siempre muevan su organización hacia su Objetivo general. Y dado que las Tareas tienen asignatarios concretos, siempre está claro quién es responsable de qué, y ningún trabajo se pierde.

Sus factores clave de éxito son fundamentales para lograr el objetivo e incluyen los siguientes:

• Rendimiento: KPI que son el estado medible que desea lograr
• Tiempo: cantidad de tiempo que necesita para alcanzar el resultado
• Dinero: presupuesto necesario para la realización del resultado clave

Cualquier empresa quiere alcanzar sus objetivos de forma eficaz. Por eficiencia, nos referimos a la relación entre el resultado y los recursos gastados. El KSF, a su vez, describe su objetivo como la relación entre sus KPI y el presupuesto invertido y la cantidad de tiempo.

En KeepSolid Goals, puede representar un plan de acción a través de su mapa de objetivos con una jerarquía de sus resultados clave, árbol de objetivos y una lista de tareas definidas para cada resultado clave.

Utilice la hoja de ruta estratégica y la hoja de ruta de objetivos para ajustar las propiedades y secuencias temporales de todos los elementos esenciales del mapa.

En este paso, verifique que todos sus resultados clave estén asociados con un objetivo y todas sus tareas, con un resultado clave. Esto no solo significa la relación causal entre ellos, sino también que cada Resultado Clave y Tarea debe ser valiosa, debe importar. Cualquier miembro del equipo que mire su mapa de objetivos debe poder comprender claramente cómo un resultado clave y una tarea dados conducen a su objetivo y resultado clave, respectivamente.

Para realizar cualquier tarea de la manera más eficiente posible, los miembros de su equipo deben saber por qué necesitan realizar esa tarea en particular. Es por eso que la presencia del Objetivo clave es un elemento imprescindible para todas sus tareas. Debe definir su objetivo a tiempo y establecer criterios mediante los cuales cualquier miembro del equipo pueda comprender qué resultado debe lograr y qué resultado se considerará exitoso. 

Cada objeto en el mapa del objetivo puede tener factores clave de éxito particulares que deben responder a dos preguntas antes mencionadas. Su KSF es necesario para monitorear la condición actual de su objetivo y preparar informes analíticos en la etapa de control. En general, puede analizar la calidad de su plan a través del nivel de cumplimiento del KSF.

Su equipo es uno de sus factores clave de éxito. Por eso es tan importante formar el equipo adecuado para cada objetivo específico. En este punto, ya debería haber reunido a la mayor parte del equipo durante los pasos anteriores. Sin embargo, una vez que haya aclarado todos los aspectos de su plan y haya determinado sus KSF, es posible que descubra que algunos de sus resultados y tareas clave no se asignan.

Como se describió anteriormente, cada objeto en su mapa de objetivos debe tener su asignado; esto es importante por motivos de responsabilidad y organizativos. Por lo tanto, identifique a los empleados con la carga de trabajo más pequeña y desígnelos para los objetos gratuitos, o invite a nuevos miembros a su equipo para este propósito.

Los roles de los miembros de su equipo determinan sus derechos para administrar objetos dentro de un objetivo particular.

Conocer la respuesta a ¿Por qué tenemos que hacerlo? Los miembros de su equipo comprenden sus objetivos y sus interconexiones. Como resultado, es mucho más fácil para los miembros de su equipo encontrar las mejores soluciones y lograr una mayor productividad.

En algunas ocasiones, es posible que desee invitar a miembros del equipo que no tendrán que (o no deberían) poder interactuar con nada en su mapa objetivo. Por ejemplo, si desea que su cliente controle el progreso de su equipo en su pedido. O si necesita agregar a alguien que supervise las actividades planificadas. En ese caso, puede agregar al miembro a una función de invitado de solo lectura.

Esta es la última reunión antes de que comience el cuerpo principal del proyecto. Piense en esto como una sesión informativa en la que se asegura de que todos comprendan sus roles, responsabilidades y tareas. La reunión inicial también es un buen momento para recordarles a todos su objetivo: por qué está haciendo lo que está haciendo y qué está tratando de lograr a largo plazo.

El tablero Kanban le permite controlar tanto la finalización de tareas específicas como el proceso de trabajo general y brinda una representación visual del progreso de su equipo hacia el objetivo. Además, cualquier miembro del equipo puede analizar cómo su acción e inacción afectan el resultado final a través de Kanban.

La hoja de ruta de su objetivo, a su vez, es una presentación visual de los resultados clave, las tareas y sus derivados. El uso de la Hoja de Ruta se convierte en una forma fácil de presentar una secuencia de acciones con una referencia temporal exacta.

Un beneficio clave de OKR y la gestión orientada a objetivos es que se mantiene flexible y relevante durante todo el proceso. A diferencia de establecer sus planes en piedra y esforzarse por lograrlos pase lo que pase, KeepSolid Goals le permite mantener su estrategia actualizada para adaptarse mejor a las condiciones cambiantes del mercado.

Una parte importante de la gestión del cambio es la actualización de sus resultados clave. Es natural que las prioridades comerciales cambien con el tiempo, siempre que su objetivo principal permanezca enfocado. Por lo tanto, realice un seguimiento de sus resultados clave y, tan pronto como uno quede desactualizado por cualquier motivo, vea qué se debe modificar (por ejemplo, actualice sus KSF o extienda las fechas de vencimiento).

Para beneficiarse de métodos de gestión flexibles, puede utilizar Sprints. KeepSolid Goals te permite crear Sprints y administrar cada uno de ellos individualmente.

Con KeepSolid Goals, toda su información operativa está siempre a mano. En la pestaña Mis planes, tiene información detallada sobre todos sus objetivos. En la pestaña Hoja de trabajo, puede encontrar todos los datos sobre un objetivo específico. Gracias a estas pestañas, puede controlar fácilmente la tarea.

El conjunto de factores clave de éxito proporciona una evaluación precisa del desempeño de cualquier resultado y tarea clave. Identificar su KSF lo ayuda a administrar fácilmente el desempeño de su equipo y a tomar sus decisiones comerciales a tiempo.

La mejora continua radica en el análisis de nuestras experiencias pasadas. Es por eso que una comparación de un plan original y el resultado final le ayuda a comprender las debilidades de su negocio en general y del equipo en particular.

En KeepSolid Goals, puede encontrar tres tipos de informes:

1. Diagrama de rendimiento para analizar el rendimiento de su equipo
2. Diagrama de flujo acumulativo para monitorear la dinámica de la implementación de tareas
3. Gráfico de Burn up para controlar sus planes y predecir el momento exacto para alcanzar el objetivo

También hay un puntaje de meta que muestra qué tan bien está trabajando su equipo hacia un objetivo específico. Este puntaje le permite analizar la desviación en el progreso planificado en un objetivo particular a los resultados reales.

Antes de concluir su trabajo sobre el Objetivo, hay una última cosa que debe hacer. Asegúrese de que, independientemente de si ha cumplido con su objetivo o no, su empresa y sus equipos aprenden la lección y llegan a conclusiones relevantes.

Busque todo lo que pueda ser útil para proyectos futuros. Si algunos de sus planes iniciales fallaron, averigüe por qué, cómo evitarlo y haga que las contramedidas de su equipo hayan tenido éxito. Si algo salió excepcionalmente bien, ¿qué lo llevó a ello, cómo puede repetir el buen resultado y puede usarlo como un nuevo punto de referencia para la planificación futura?