При создании цели в KeepSolid Goals вам необходимо выбрать, хотите ли вы использовать спринты или нет. Они могут быть удобным инструментом для управления проектом. Однако у спринтов есть свои подводные камни, поэтому убедитесь, что вы знаете, как их правильно использовать.

Как правило, использовать спринты необходимо, если вы работаете над объемным проектом с большим бэклогом задач. Но для управления проектом с использованием спринтов требуются определенные знания и навыки. Если ваш проект относительно простой, имеет меньшие временные рамки или у вас нет опыта работы со спринтами, вы можете отказаться от их использования.  

В KeepSolid Goals, термин Цель имеет 2 значения. Во-первых, этот термин означает основную бизнес-цель, которую вы (предприниматель) и ваша команда намерены достигнуть в будущем. Достижение цели, в свою очередь, требует наличие плана (Карта Цели) и ресурсов (команда, время и деньги).

Во-вторых, этот термин включает в себя набор промежуточных ключевых результатов и задач, которые необходимо выполнить для достижения конкретной цели. Все эти элементы объединены в план работ (Карта Цели).

Пригласите менеджеров и других участников, которые помогут вам на этапе планирования. На данном этапе не обязательно приглашать всех, кто будет задействован в проекте (вы сможете это сделать позже). Пока что только создайте команду, вместе с которой вы разработаете стратегию достижения цели. 

Наше приложение для достижения целей использует OKR-подход. Один из краеугольных камней OKR-подхода – вовлечение сотрудников в процесс постановки целей. Это очень мотивирует команду, так как участники знают, что их слово имеет вес и они лучше понимают, чего от них ждут.

Помимо мотивации команды, привлечение сотрудников к постановке целей позволяет вашему бизнесу использовать их опыт и знания уже на этапе планирования. Люди, которые на месте выполняют ту или иную работу, могут лучше понимать текущее положение дел, чем менеджеры, которые руководят ими из своих офисов. Поэтому всегда полезно прислушиваться к предложениям сотрудников и использовать их при разработке своей стратегии.

Цель – это главная причина, по которой вы начали бизнес, и она же должна стать основой стратегии, которая ведет ваш бизнес к достижению цели. Разбивка цели на ключевые результаты помогает увидеть общую картину и понять, что нужно сделать прямо сейчас, чтобы достичь желаемого результата.

Карта цели – это иерархия ваших ключевых результатов различных уровней, каждый из которых способствует достижению вашей главной цели. Основная идея при использовании этой карты – увеличить эффективность каждого ключевого результата и логически связать их с вашей целью.

После того, как вы разработали Карту Цели: саму Цель, промежуточные результаты – вехи и задачи, важно определить последовательность действий – время наступления события, и его критерии успешности.

Все в дорожной карте должно быть согласовано друг с другом по времени и смыслу. Когда мы говорим о согласовании по смыслу, это означает, что команда должна быть уверена в том, что все запланированные ключевые результаты и их значения логически связаны друг с другом и с ведут к достижению главной цели.

В OKR-подходе задача – это действие, которое необходимо выполнить для достижения ключевого результата. Точно так же, как каждый ключевой результат должен быть привязан к одной конкретной цели, каждая задача должна принадлежать конкретному ключевому результату. Также каждая задача должна быть назначена конкретному сотруднику или команде.

Использование приложения с такой иерархией гарантирует, что вся ваша бизнес-деятельность, независимо от ее масштабов, всегда способствует достижению целей вашей организации. А поскольку у каждой задачи есть конкретный исполнитель, всегда понятно, кто за что отвечает и таким образом, никакая из работ не окажется упущенной.

Ключевые факторы успеха имеют решающее значение для достижения цели. Они включают:

• Производительность: использование KPI помогает измерить то, чего вы хотите достичь;  
• Время: сколько времени нужно для достижения цели;
• Деньги: какой бюджет необходимо использовать для реализации ключевых результатов.

Любой бизнес направлен на то, чтобы эффективно достигать своих целей. Под эффективностью мы понимаем соотношение полученного результата и затраченных ресурсов. KSF описывает вашу цель как отношение ваших KPI к потраченному бюджету и времени.

В приложении для достижения целей KeepSolid Goals вы можете представить план действий с помощью карты целей. Используя карту целей, вы строите иерархию ваших ключевых результатов и списка задач, необходимых для достижения каждого ключевого результата.

Используйте Стратегическую дорожную карту и Целевую дорожную карту для точной настройки временных свойств и последовательностей всех ключевых элементов карты.

На этом этапе еще раз проверьте, что все ваши ключевые результаты связаны с целью, а все ваши задачи – с ключевыми результатами. Это подразумевает не только причинно-следственную связь между ними, но также то, что каждый ключевой результат и задача должны нести определенную ценность и приводить к достижению необходимых целей. Любой член команды, который смотрит на карту целей, должен четко понимать, как заданные ключевые результаты и задачи способствуют их достижению. 

Чтобы выполнить любую задачу максимально эффективно, члены команды должны понимать, почему им нужно выполнить именно ее. Поэтому так важно использовать главную цель как ориентир для всех ваших задач. Вы должны заранее определить ее и установить критерии, по которым любой член команды сможет понять, какого результата от него ждут.

Поэтому для каждого объекта Карты цели должны использоваться конкретные ключевые факторы успеха. C KSF вы сможете отслеживать текущее состояние цели, готовить аналитические отчеты и в целом оценивать качество вашего плана.

Ваша команда – один из ключевых факторов успеха. Поэтому важно создать правильную команду для достижения каждой конкретной цели. К этому моменту у вас уже должна быть большая часть команды, сформированной на предыдущих этапах. Однако после того, как вы прояснили все аспекты своего плана и определили KSF, вы можете обнаружить, что некоторые из ваших ключевых результатов и задач не были никому назначены.

Как описано выше, каждый объект на вашей карте целей должен иметь своего исполнителя – это важно для подотчетности и по организационным причинам. Поэтому либо назначьте сотрудников с меньшей нагрузкой, либо пригласите новых членов в свою команду.

Роли членов команды определяют их права на управление разными объектами в рамках определенной цели.

Зная ответ на вопрос “Зачем это делать?”, исполнители лучше понимают цели компании и их взаимосвязи. В результате, членам команды становится намного проще находить оптимальные решения и достигать большей производительности.

В некоторых случаях вам может понадобиться пригласить членов команды, которые не должны иметь возможность вносить какие-либо изменения на вашей карте целей. Например, если вы хотите, чтобы ваши клиенты видели, как ваша команда справляется с их заказом. Или если вам нужно добавить кого-то, кто будет контролировать запланированные работы. В этом случае, приглашая участника, вы можете использовать роль Гостя и предоставить ему доступ только к чтению. 

Это последняя встреча перед началом основной части проекта. Используйте ее как брифинг, на котором вы убедитесь, что все понимают свои роли, обязанности и задачи. Стартовое собрание – также хорошая возможность, чтобы напомнить всем о главной цели, о том, почему вы делаете то, что делаете, и чего вы пытаетесь достичь в долгосрочной перспективе.

Канбан-доска позволяет контролировать как выполнение определенных задач, так и общий рабочий процесс, а также визуально отображать прогресс команды в достижении цели. Более того, использование Канбан-доски позволяет любому члену команды проанализировать, как их действия (или бездействие) влияют на конечный результат.

Дорожная карта вашей цели, в свою очередь, представляет собой визуализацию Вех, Задач и их зависимостей. Использование Дорожной карты становится простым способом представить последовательность действий с точной привязкой ко времени.

Ключевым преимуществом OKR и управления, ориентированного на достижение целей является то, что вы остаетесь гибкими и держите руку на пульсе на протяжении всего процесса. В отличие от подхода, когда вы ставите цель и пытаетесь достичь ее несмотря ни на что, KeepSolid Goals позволяет вам при необходимости обновлять стратегию, чтобы лучше адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям.

Важной составляющей управления изменениями является обновление ваших ключевых результатов. Со временем приоритеты могут меняться. Поэтому следите за своими ключевыми результатами и, как только один из них по какой-либо причине требует обновления, посмотрите, что следует изменить (например, обновить его KSF или продлить сроки выполнения).

Чтобы извлечь пользу из Agile-подхода, вы можете использовать спринты. KeepSolid Goals позволяет создавать спринты и управлять каждым из них по отдельности.

С KeepSolid Goals вся информация всегда под рукой. На вкладке Мои планы отображаются данные обо всех ваших целях. На вкладке Список работ вы можете найти информацию о конкретной цели. Используя эти вкладки вы можете легко отслеживать текущую ситуацию и прогресс.

Набор ключевых факторов успеха дает точную оценку эффективности для любого ключевого результата и задачи. Определение ваших KSF помогает легко управлять эффективностью команды и принимать своевременные бизнес-решения.

Улучшения невозможны без анализа нашего прошлого опыта.

Сравнение изначального плана и конечного результата поможет вам понять слабые стороны вашего бизнеса и подскажет как их исправить.

В KeepSolid Goals вы можете найти три типа отчетов:

• Диаграмма пропускной способности, которую можно использовать для анализа эффективности команды;
• Кумулятивная потоковая схема для отслеживания темпа выполнения задач;
• График сгорания задач, с помощью которого можно контролировать выполнение плана и прогнозировать сроки достижения цели.  

Существует также отчет Оценка Цели, который показывает, насколько успешно ваша команда работает для достижения цели. Этот показатель позволяет анализировать отклонения в запланированном прогрессе в конкретной цели от фактических результатов.

Прежде чем вы завершите свою работу над целью, вам нужно сделать еще кое-что. Убедитесь, что, независимо от того, достигли вы своей цели или нет, ваша компания и сотрудники сделали нужные выводы.

Обращайте внимание на все, что может быть полезно для будущих проектов. Если некоторые из ваших первоначальных планов не увенчались успехом и какие-либо из целей не были достигнуты, выясните, почему так произошло, как этого избежать, и увенчались ли контрмеры вашей команды успехом. Если что-то пошло лучше чем планировалось, что этому способствовало, как можно повторить такой же результат и можете ли вы его использовать в качестве ориентира для будущего планирования?